Найпоширеніший час для ділових зустрічей це сніданок і ланч. Для особливих випадків або приїжджих гостей більше підходить обідній час. Зустрічі за сніданком зручні, якщо ви обмежені в часі, але пам’ятаєте, що не усі люблять рано вставати. Ланч – це загальноприйнятий час для проведення ділових зустрічей, позбавлений інтимності сніданку і формальності обіду.
Ділові люди, особливо приїжджі і ті, хто живуть в готелі, іноді розглядають чаювання у фойє як відмінне поєднання бізнесу і відпочинку. Ділове чаювання дозволяє розслабитися і поспілкуватися в спокійній обстановці.
На відміну від чаю, зустріч за кавою носить динамічніший і неформальний характер. Деякі вважають за краще зустрічатися після роботи, щоб трохи випити, але саме трохи.
Чим офіційніша зустріч, тим сильніше вона пов’язана із стратегічними аспектами ваших взаємовідносин. На неформальних зустрічах зазвичай обговорюють деталі спільного бізнесу, а на офіційних прийомах будуються особисті стосунки.
Як правильно організувати діловий ланч?
Ніколи не запитуйте свого гостя, куди вона або він хотіли б піти. Вибирати місце повинні ви. Виберіть два ресторани, які сподобалися б вашому гостю, і запропонуєте йому на вибір. Якщо ви погано знаєте смаки свого партнера, проконсультуйтеся з його секретарем. З’ясуйте, чи вільний клієнт у той час, на який запланований ланч. Запропонуйте два варіанти: полудень і 13:00. Ресторан має бути зручний в першу чергу клієнтові, а не вам.
За день до зустрічі зв’яжіться зі своїм гостем і ще раз нагадайте йому дату, час і місце зустрічі.
В день зустрічі прибудьте в ресторан трохи раніше і заплатіть відразу, щоб потім не виникло ніякої тяганини. Попросіть рахунок, додайте 18-20% чайових і, якщо потрібно, попросіть, щоб рахунок переслали вам. Для цього дайте метрдотелеві конверт зі своєю адресою. Можна попросити відкрити рахунок в цьому ресторані. У будь-якому випадку рахунок не повинен з’явитися на столі, щоб гість не подумав, що платити повинен він.
Прийдіть в ресторан раніше гостя. Не знімайте пальто, нічого не пийте і не їжте. Коли гість прибуде, ви повинні виглядати, неначе щойно увійшли. Привітайте гостя, назвавши його по імені, і потисніть йому руку.
Пройдіть за гостем до столу. Нехай він займе найзручніше місце. Ніколи не саджайте гостя навпроти дзеркала або дверей на кухню.
Почекайте, поки гість влаштується. Переглядаючи меню, натякніть гостю про межі вашої гостинності. Ви можете сказати: “Думаю, я замовлю собі коктейль” чи “Вважаю, я обмежуся чаєм з льодом”. Ви можете допомогти гостю, запропонувавши певні страви. Наприклад, можна сказати: “У цьому ресторані особливо хороші запечені креветки і кукурудзяний суп чілі”.
Ці пропозиції дозволять гостю визначити суму, яку ви розраховуєте витратити. Але не скупіться! Запропонуйте одне з найдорожчих страв. Якщо гість замовить собі аперитив, зробіть те ж саме. Ось декілька порад.
Завжди замовляйте ту ж кількість страв, що і гість. Це запобіжить невмілій ситуації, коли один їсть, а інший сидить і дивиться. Якщо гість їсть мало, то і ви не обжирайтеся. З голоду не помрете.
Не починайте обговорювати справи, поки не закінчите їсти. Звичайно, якщо це необхідно, можна приступити до ділової бесіди до закінчення їжі, але за згодою обох сторін: вас і вашого гостя (гостей). Правда, сьогодні, коли бізнес став дуже динамічним, це правило так часто порушується, що перестало бути правилом. Проте є люди, які не люблять змішувати бізнес і їжу. Тому спочатку з’ясуєте, чи не буде партнер заперечувати проти того, щоб відразу приступити до справи.
Під час їжі можна переглядати щоденник і ділові папери. Але не користуйтеся мобільним телефоном, ноутбуком або пейджером: ресторан не офіс. Якщо для переговорів вам потрібні усі ці предмети, організовуйте обід в конференц-залі.
Ось ще декілька порад.
Не забувайте, що в ресторані ви не одні, є інші люди. Не докучайте їм своїми справами. Замовте столик де-небудь з краю.
Говоріть неголосно і спокійно.
Не кладіть на стіл сонячні окуляри, ключі і електронні пристрої. Покладіть усе це в сумку, а сумку поставте на підлогу або на вільний стілець. Якщо у вас є пейджер, переведіть його в режим вібродзвінка.
схеми проведення ділової зустрічі в ресторані, будівництво ресторану поради