Лист залишається найважливішою формою ділового спілкування. Він виключає неясності і неточності, практично неминучі в усному спілкуванні. Тому усі важливі ділові рішення мають бути зафіксовані письмово. Як кажеться, що написано пером, не вирубаєш сокирою.
У ваших інтересах навчитися складати ділові листи. Незалежно від того, що пишете : лист-відмова, звіт або оголошення – завжди пишіть зрозуміло, зв’язно і по суті.
Створення ділового листа складається з наступних етапів: обдумування теми, складання листа, перегляд готового варіанту, виправлення помилок, роздрук, перегляд. Тільки після виконання усіх цих етапів лист можна підписувати і відправляти адресатові. Використовуйте для листа тільки високоякісний папір.
Не відправляйте лист, написаний зопалу. Почекайте день-два і перечитайте його.
Продумавши лист, пишіть просто і ввічливо.
Закінчивши, перечитайте лист: можливо, вам захочеться щось додати.
Витравіть усі помилки!
Ще раз прогляньте лист і наново відредагуйте.
Форма ділового листа стандартна. У усіх таких листах є присутніми наступні елементи.
Бланк. Офіційний документ пишуть тільки на бланку. Бланк містить реквізити: назва компанії(установи), адреса, номери телефонів і ін. Всі разом ці реквізити називаються шапкою і розташовуються зверху листа справа(чи по центру).
Дата. Розташовується ліворуч або справа нижче шапки. Місяць в даті пишеться прописом, день і рік – цифрами.
Реєстраційний(витікаючий) номер. Обов’язковий елемент офіційного документу.
Адреса одержувача. Розташовується ліворуч під датою.
У адресі потрібно вказати:
1. Титул(якщо є) і повне ім’я адресата.
2. Посада адресата(нижче, окремим рядком).
3. Назва компанії(нижче, окремим рядком). Назва має бути такою самою, якою вона представлена на фірмовому бланку адресата.
4. Поштова адреса компанії(нижче, окремим рядком).
Формальне звернення. Розташовується під останнім рядком адреси одержувача. Зазвичай воно виглядає таким чином: “Шановний Такий-то”.
У особистому листуванні після вітання ставиться кома або знак оклику, в діловій – крапка.
Текст листа. Розташовується відразу під вітанням. Тут ви пишете все, що хочете повідомити адресатові. Формальне завершення і підпис. Розташовується ліворуч під останнім рядком тексту. У діловому листуванні лист закінчується наступними фразами:
Щиро ваш або З повагою (якщо не знаєте адресата);
Усього доброго або З найкращими побажаннями(якщо адресат вам знаком).
Під цією фразою напишіть своє повне ім’я і поставте підпис.
Доповнення. Це необов’язкові елементи ділового листа (наприклад, “Додаток”, якщо лист супроводжується додатковим документом), їх розміщують нижче підписів. Якщо ви посилаєте комусь копії, то повинні повідомити про це адресатові, додавши до листа позначку “копія” і список осіб, яким ви їх розіслали, в алфавітному порядку.
Існують загальноприйняті норми складання ділових документів, так звані Єдині державні стандарти діловодства. Ознайомтеся з ними; крім того, обов’язково дізнайтеся, як прийнято писати ділові листи у вашій компанії.
ділове листування, створення бланку ділового листа, ділове листування це, як навчитись писати дилови листи, офіційний лист-відмова