Чи умієте Ви поводитися з офіційними документами? Будь-якому службовцеві час від часу доводиться проводити ділові прийоми, відповідати на запрошення і писати оголошення. Цей розділ допоможе Вам не потрапити в халепу в таких ситуаціях. Складаючи запрошення, включіть туди усю інформацію, яка допоможе запрошеному вирішити, варто або ж ні йти на прийом. Переконайтеся, що запрошення отримають усі, кого слід запросити. Для цього разом з керівником або компетентним співробітником вирішіть, кого включити в список запрошених. Колег на вечірку можна запросити по телефону, але офіційні заходи високого рівня вимагають письмового запрошення. І в усному, і в письмовому запрошенні потрібно вказати наступне.
Хто приймає гостей. Повідомте запрошеному ім’я влаштовувача прийому, щоб він знав, кому потім дякувати.
Характер прийому. Тут потрібно повну ясність, оскільки характер прийому визначає вибір наряду.
Місце прийому. Під текстом запрошення вкажіть місце проведення прийому і телефон влаштовувача.
Час прийому. Вкажіть час початку прийому. Якщо прийом припускає обід, зробіть позначку “Обід”. “Коктейль” означає, що будуть напої і легка закуска. Можна також запрошувати гостей на фуршет, чай, національні страви і ін.
Розважальна програма. Якщо будуть танці, повідомите про це. Спортивні ігри. Якщо прийом припускає волейбол, баскетбол, теніс або що-небудь ще, про це обов’язково потрібно попередити.
Форма одягу. У запрошенні треба вказати відповідний для цього заходу вид одягу. “Офіційний” припускає смокінги, “діловий” – костюм і краватку, “неофіційний” – повсякденний одяг.
Меморандум. Меморандум – це ділова записка інформаційного характеру; до цієї категорії належать оголошення, повідомлення, звіти. За допомогою меморандуму компанія поширює інформацію серед своїх службовців, тому ця форма ділового документу не годиться для особистого листування. Текст меморандуму носить зазвичай наполовину або неофіційний характер. Меморандум включає наступні елементи.
Адресат. Розташовується вверху сторінки, ліворуч.
Відправник. Розташовується ліворуч під рядком адресата.
Дата. Розташовується ліворуч під рядком відправника.
Тема. Розташовується ліворуч, нижче дати. Деякі любителі писанини створюють меморандуми з кожного дріб’язкового приводу. Пам’ятайте, що в усіх співробітників є робота, яку вони повинні виконати, і не примушуйте їх витрачати час на читання даремних паперів. Пишіть меморандуми тільки у справі! І не розраховуйте, що меморандум зможе замінити ефективне керівництво. Мета меморандуму – інформувати, а не керувати.
запрошення офіційні