Правильне складання списку гостей. Іноді скласти список гостей дуже просто, тому що зрозуміло, кого запросити. Труднощі виникають, коли когось треба запросити, а кого – немає. Спробуйте “тематичний підхід”, наприклад, прийом для менеджерів з продажу з подружжям або друзями, або для клієнтів фірми, або для своїх сусідів. Деякі люблять запрошувати знайомих, знаючи, що ті терпіти один одного не можуть, просто для того, щоб подивитися, що вийде. Не варто запрошувати людей, що не ладнають один з одним, якщо цього можна уникнути.
Як правильно скласти запрошення. Організація прийому розпочинається із запрошення саме воно задає тон усьому заходу. Запрошення для неформальних зустрічей можуть бути оригінальними і незвичайними, але для офіційних прийомів вони мають бути складені відповідно до існуючих стандартів. Якщо захід присвячений якійсь темі, вкажіть її в запрошенні.
Основні елементи запрошення це хто, де, чому, коли і як. Хто влаштовує прийом і хто буде запрошений; де проводиться прийом; з якої причини він проводиться; коли почнеться і коли закінчиться; і як повідомити господаря, прийдете Ви або ні. Як повідомити про своє прибуття, визначаєте Ви.
Стандартне формулювання R.S.V.P. означає, що запрошений повинен відповісти у будь-якому випадку, прийде він або ні. R.S.V.P. (від французького repondez s’il vouplait) означає “будь ласка, дайте відповідь“. Фраза: відповідь тільки у разі відмови – означає, що гість відповідає тільки у тому випадку, якщо він не прийде.
Якщо планується неформальна зустріч товаришів по службі, можна обмежитися усним запрошенням особисто або по телефону, не забудьте тільки точно вказати дату і час заходу. Запрошення роблять приблизно в такій формі: “Ми будемо раді бачити Вас у себе вдома, планується невелика дружня вечірка для колег. Ми чекаємо Вас у нас вдома в наступної неділі о 11 годині ранку. Буде легкий сніданок і крикет”. Таке запрошення містить усю необхідну інформацію.
Зрозуміло, як одягнутися і хто запрошений, яка буде їжа і коли закінчиться прийом.
Якщо Ви складаєте письмове запрошення, переконайтеся, що в ньому містяться усі необхідні деталі. При складанні письмових запрошень не забувайте, що до гостей потрібно звертатися із вживанням слів пан, пані, доктор.
Запрошення важливих персон і гостей з дітьми. При складанні запрошень завжди точно вказуйте, кого саме запрошуєте. Якщо запрошується подружжя, вказуйте обидва імена. Якщо Ви запрошуєте усно одного дорослого, то ось зразкове формулювання: “Привіт, Віктор. Це Ганна. В наступну суботу я влаштовую вечірку у своєму заміському домі з 5 години вечора приблизно до півночі. Якщо хочете, можете узяти з собою подругу або друга. Будь ласка, дайте мені знати до середи, чи зможете ви прийти. Подзвоніть мені на роботу по телефону ХХХ-ХХХХ або додому, телефон УУУ-УУУУ. Сподіваюся, Ви прийдете”.
Якщо запрошення письмове, то спочатку подзвоніть гостю і повідомите, що хочете запросити його на прийом, і запитайте, чи не хоче він узяти з собою когось ще. Якщо так, то поцікавтеся, хто це, щоб послати запрошення цій людині особисто. Якщо посилаєте запрошення подружній парі, то їх імена повинні розташовуватися на одному рядку конверта. Якщо люди неодружені, то їх імена мають бути на різних рядках. Деякі люди усюди беруть своїх дітей, і якщо вечірка розрахована тільки на дорослих, потрібно про це повідомити у ввічливій формі. Єдиний спосіб зробити це чітко – вказати запрошених. На конверті напишіть пані Аліні Самойловій і панові Едуардові Самойлову. Якщо ж хочете запросити і дітей, то на конверті вкажіть: пані Аліні Самойловій, панові Едуардові Самойлову і Тані Самойловій (чи сім’ї Самойлових).
Взагалі на офіційні прийоми дітей не запрошують, але це не обов’язкове правило. Якщо хочете, щоб діти теж прийшли, то в запрошенні напишіть: будемо раді бачити вас з дітьми.
Порада. Ромео! У світі бізнесу якщо Джульєтту не запросили, значить, її не запросили! Побачишся з нею після прийому.
Вибір форми одягу. У письмовому запрошенні зазвичай вказують, як потрібно одягнутися гостям. Для цього в запрошенні відводиться окремий рядок. Якщо чоловіки мають бути в смокінгах, вкажіть в запрошенні Формальний костюм або Чорну краватку. Костюми з краватками і сукні коктейль позначаються терміном Вечірній костюм (сукня) або неформальний костюм.
Для зустрічі після роботи, де усі мають бути в костюмах, використовують фразу Діловий костюм. Для спортивних брюк і спідниць і спортивних курток неофіційний костюм. Термін неофіційний костюм може означати все, що завгодно, окрім ділового костюму. Можна уточнити, що саме гості повинні надіти. Наприклад, запрошуючи гостей, скажіть так: “Я дуже радий, що Ви прийдете. Ми чудово проведемо час, погуляємо по лісу, так що краще всього надіти майку і шорти і захопити щось тепле на випадок вітряної погоди”. Якщо Ви не можете вирішити, що надіти на неофіційний вечір, краще всього подзвонити і запитати. Можна сформулювати питання так: “Привіт, Сергій. Чекаю не дочекаюся суботнього пікніка, тільки не можу вирішити, що одягнути. Не підкажеш?”
Точні вказівки, як добратися. Не можна допустити, щоб гості довго шукали Ваш будинок і блукали по незнайомій частині міста або передмістю. Прикладіть до запрошення окремий листок з точними вказівками, як добратися; якщо потрібно, додайте карту і вкажіть орієнтири і відстані. Господар зобов’язаний потурбуватися про місце для паркування. Попередьте сусідів про майбутню подію, особливо якщо машини будуть стояти на вулиці. Якщо на Вашій вулиці або біля будинку не поміститься велика кількість машин, доведеться зменшити кількість запрошених або найняти таксі для гостей.
Якщо Ви влаштовуєте неформальний прийом, то гості відповідають на запрошення по телефону або по електронній пошті. Для цього в запрошенні вкажіть номер свого телефону і адресу електронної пошти. Якщо в письмовому запрошенні вказане R.S.V.P. (“Прохання відповісти”), то до запрошення можна прикласти спеціальну картку R.S.V.P. розміром з поштову листівку, щоб гості відразу ж відповіли на запрошення. Позначка R.S.V.P. зазвичай ставиться на запрошення на офіційні заходи. Запрошення на офіційні прийоми вимагають письмової відповіді зі збереженням стандарту і стилю запрошення. Якщо Ви не отримали картку R.S. V.P. впродовж трьох днів, доречно подзвонити і запитати, прийде гість на прийом або ні. Взагалі слід відповідати на запрошення якнайшвидше, максимум протягом тижня з моменту отримання.