Правила етикету для електронної пошти

За кількістю листів електронна пошта давно перевершила звичайну, і її популярність продовжує рости. Про правильне використання цього нового засобу зв’язку написано немало книг, проте ще є люди, які нічого про це не знають.

Найбільша гідність електронної пошти в тому, що вона дозволяє практично миттєво зв’язатися з будь-якою людиною у будь-якій точці земної кулі, якщо, звичайно, у цієї людини є комп’ютер. Це дуже зручно для тих, кому це необхідно в роботі. Проте електронні листи не замінять живого спілкування. Один з недоліків електронної пошти полягає в тому, що одержувач може невірно сприйняти тон листа.

У особистій розмові або по телефону співрозмовники бачать або чують один одного, тому помічають емоції і настрій співрозмовника. З листа ж можна неправильно зрозуміти, що насправді мається на увазі. Наприклад, пропозиція: “Я чув, що збори в четвер були дуже результативними!” звучить зовсім по-іншому, якщо вимовити його саркастично. У розмові співрозмовники вживають уточнювальні питання, наприклад: – Ви відіслали цю доповідь Майклу? – Майклу Котячому? – Ні, Майклу Мишкіну. Він хотів, щоб я додав туди інформацію про СИР. – Ну, я взагалі-то послав його Майклу Котячому. А що таке СИР? Зрозуміло, що якщо співрозмовники так писали б в листах, останні втратили б всякий сенс. Тому, написавши лист, спочатку перечитайте його, а потім вже відправляйте. Якщо довго не отримуєте від партнера відповіді, передзвоніть йому.

Ось деякі помилки, які допускають автори електронних листів. Орфографічні і граматичні помилки. Електронна пошта визнається багатьма як неофіційний засіб спілкування, але неофіційність не означає неохайність. Звертайте увагу на: 1) незавершені пропозиції. Не використайте пропозицій без підмета чи присудка; 2) неправильне написання слів. Якщо у Вас проблеми з грамотністю, користуйтеся спеціальними комп’ютерними програмами. Пропуск вітання або кінцівки. Невже так важко надрукувати “Шановна Лариса” чи “Усього доброго, Денис”?

Використання тільки ПРОПИСНИХ букв. Текст, що складається з прописних букв, важче для сприйняття, ніж звичайний. До того ж такий лист сприймається як крик.

Використання тільки рядкових букв. Імена власні і перші слова пропозицій потрібно писати з прописної букви.

Використання лайок. Вимовлені вголос лайки вмить випаровуються в повітрі, вставлені в лист залишаються там назавжди.

Відправка повідомлення занадто великій кількості людей. Чи усім співробітникам потрібно знати подробиці підготовки актового залу до наступних зборів? Звичайно, ні. Пишіть про це тільки відповідальним за підготовку.

Використання “Відповісти усім” замість “Відповісти відправнику”. Якщо Ваш менеджер послав повідомлення подяки за виконану роботу кожному членові Вашого колективу, не відповідайте усім колегам, що були раді старатися і що Ваш начальник найкращий. Цим Ви заробите репутацію догідливого підлабузника. Перед відправленням обов’язково перевірте, кому Ви відправляєте лист, особливо якщо він написаний в різкому тоні. Одного разу співробітниця великої компанії написала своїй приятельці, що у їхньої колеги очікується збільшення в сімействі. Вона думала, що відправила лист подрузі, а виявилось, що у бухгалтерію! Уявіть, як бурхливо обговорювалася в колективі ця, загалом, інтимна новина.

Інші неприємні дрібниці пов’язані із заощадженням часу. Переадресація ланцюжка електронних листів. Якщо інформація попередніх повідомлень не важлива, видаліть їх.

Переадресація ланцюжка електронних листів без зміни теми повідомлення. Результат цього може виглядати таким чином: “FW: FW: RE: FW: RE: Наші збори”. Не дивно, що адресат може просто видалити такий лист, не читаючи. Чітко вказуйте тему, наприклад: “Питання з приводу зборів 15 червня. Потрібна відповідь”.

Відправка листа співробітникові, що сидить в сусідньому кабінеті. Якщо повідомляєте про терміни здачі звіту, це нормально, але якщо Вам треба обговорити якесь питання, краще використати старий добрий спосіб – розмову.

Корисні поради на усі випадки відправка і отримання листів особистого характеру на роботі. Комп’ютери і доступ до Інтернету – власність компанії, тому, ведучи особисте листування на роботі, Ви порушуєте трудовий договір. Дізнайтеся, чи дозволено у Вашій компанії користуватися електронною поштою в особистих цілях, і якщо так, не зловживайте цим. Надмірно нагадувати, що розсилати з робочого комп’ютера образливі листи і спам абсолютно неприпустимо. Ці служби дозволяють перевіряти поштову скриньку з будь-якого комп’ютера, тому для особистого листування ми радимо Вам користуватися послугами таких сайтів.

Ось ще декілька помилок, пов’язаних з електронною поштою. Усім подобаються жарти, але вони не завжди доречні в листах. При складанні електронного листа раз і назавжди забудьте вирази ніби: “Мабуть, ви з Уралу…” чи “Ось чому я радий, що я не жінка” Не виключено, що такі жарти неприємні навіть Вашим друзям. Не відповідайте на листи про порятунок дикої природи, попередження про нові різновиди раку, не реагуйте навіть на благання послати листівки людям, хворим СНІДОМ. Не пересилайте їх своїм знайомим. Корисними можуть бути попередження про електронні віруси, але у більшості випадків це або розіграші, або власне віруси. Краще відразу видаляйте такі листи, заздалегідь повідомивши про них системного адміністратора.

Якщо Ви отримали один з численних листів, що закликають переслати його десяти своїм знайомим, просто видаліть його.

Чого ще не можна робити за допомогою електронної пошти? Не використовуйте електронну пошту для критики і тим більше не розсилайте копії такого листа іншим. Це рівноцінно зневазі співробітника у присутності підлеглих. Якщо у Вас є зауваження, висловіть їх віч-на-віч або, в крайньому випадку, по телефону. Якщо отримали образливий лист, подавіть в собі бажання відповісти в тому ж дусі. Будьте вищі за це – не втрачайте гідності. Ну, або хоч би не відповідайте на цей лист.

Ніколи не пишіть в електронному листі того, чого не хотіли б побачити в пресі. Навіть якщо пишете людині, якій довіряєте, Ваше повідомлення може бути переадресоване комусь іншому. Електронні листи дуже зручні для таких випадків.

Сповіщення про збори. “На початку місяця в конференц-залі відбудуться збори, присвячені майбутній конференції. Будь ласка, прогляньте прикріплений файл і підготуйтеся до обговорення вказаного в ньому порядку денного”. . “Можливі дні проведення зборів 1, 2 або 15 липня. Повідомте, який день Вас більше влаштовує”.

Підтвердження усних розмов. “Як ми сьогодні і говорили, корпорація Плюш і Сини вишле 75 м’яких крісел до наступної суботи”.

Поширення новин, звітів і іншої інформації, пов’язаної з роботою компанії. Електронна пошта – хороший помічник, якщо не замінювати нею звичайне спілкування і телефонні розмови. Менеджери деяких компаній отримують до двохсот повідомлень в день пожалійте їх – пишіть коротко. Якщо Вам не відповідають, зателефонуєте. І звичайно, відразу ж відповідайте на повідомлення, хоч би так: “Я отримав Ваш лист, але детальну відповідь зможу вислати тільки наступного тижня”. Якщо Ваша служба електронної пошти надає послугу “електронного автовідповідача”, скористайтеся нею, якщо знаєте, що Вас не буде на роботі декілька днів.

Популярність чатів росте. А чи знаєте Ви, як поводитися в чаті? Не вживайте грубих слів, не ширте злі чутки, не розкривайте секретну інформацію. Не “висіть” у чаті годинами – можливо, Ви відволікаєте від роботи Вашого співрозмовника. Якщо від роботи відволікають Вас, ввічливо повідомите співрозмовника, що зараз зайняті і зв’яжетеся з ним пізніше. Звичайно, краще під час роботи зовсім не виходити в чат.